Konferens i fjällen – Mina personliga tips för en lyckad konferens

Fjällen är en perfekt plats för företagets nästa konferens eller teambuilding, det tycker i alla fall jag som fjällbo och företagare:) Eftersom jag jobbat som både reseledare, företagsledare och destinationschef har jag plockat upp några erfarenheter om hur man lyckas med den perfekta konferensen i fjällen. Jag tänkte dela med mig av några tips till dig som drömmer om en riktigt grym konferens i fjällen.

1. Stäm av internt! Se till att stämma av internt huruvida de anställda trycker att det är kul med fjällupplevelser och om de har tidigare erfarenheter. Vissa kanske har åkt alpinskidor, andra längd osv. Åker ni på sommaren så kanske vissa är vana cyklister eller har vandrat mycket och andra har på sin höjd promenerat runt kvarteret hemma i stan. När du har koll på kollegornas intresse och tidigare erfarenheter är det dags för nästa steg.
2. Gör din research. Se över vilka möjligheter som finns på respektive resmål, det har de senaste åren blivit populärt med klimatsmarta konferenser och det är det vissa anläggningar som tagit fram speciella paket för. En annan trend är att resa med tåg på konferensen i fjällen, i mitt tycke är det en briljant idé eftersom man kan nyttja natt till resa och den tiden man inte sover har man trevligt tillsammans. Under och efter Coronapandemin är mitt förslag att ni bokar egna kupéer (eller vagnar beroende på hur många ni är på företaget) och att de som ska dela rum/lägenhet också delar kupé på tåget. Då försäkrar ni er om att resan inte bidrar till extra smittrisk. I ditt researcharbete är det också viktigt att se över vilka boendealternativ so finns på de olika resmålen ni överväger. Är det viktigt med ski in ski out? Närhet till after ski? Egna rum/stora gemensamma ytor? Kanske är ni på jakt efter ett avskilt boende för att kunna ”isolera” gruppen och verkligen bygga teamet?

   Är det viktigt med aktiviteter bör detta kollas upp ordentligt. Finns det hundspann/isklättring/guider/skotersafari/bad och shopping på den ort ni ska resa till? Hur står det till med konferensrum och teknik där ni ska bo? Det är lätt att ta för givet att all teknik osv finns och på många håll är allt ok men dubbelkolla detta så att det ni behöver verkligen finns.

3. Hitta en ”local” att fråga. Mycket går absolut att googla sig till… Men för att få fram de verkliga guldkornen och för att kanske förstå vilket boende som passar er bäst, eller vilka skidturer som ni ska rekommendera till gruppen är det bra att anlita en ”local” som hjälper er med planeringen. På vissa orter finns företag som specialiserat sig på just detta, på andra håll kan troligen er boendeförmedlare/ert hotell etc hjälpa er att få detaljerna på plats. Annars är ett hett tips att kontakta den lokala turistinformationen som sitter på massa kunskap och kan hjälpa er med kontaktuppgifter mm.
4. Lös logistiken. En del är givetvis resan men under er vistelse kan det ibland vara utmanade att flytta stora grupper från en plats till en annan. Ta inte för givet att det finns kollektivtrafik att nyttja, inte heller taxibilar för större sällskap är en självklarhet. Kolla upp i god tid och boka de resor ni behöver göra. Det finns oftast ett lokalt bussbolag som kan erbjuda er de resor ni behöver till ett schyst pris.
5. Förbered kollegorna. Se till att förbereda kollegorna med en schysst inbjudan med praktisk info så som hålltider, restider, mat (glöm inte att samla in allergier), aktiviteter och hur ni ska bo, och inte minst viktigt med en packlista så att all avet vad de ska ha med sig. Ett tips är att tidigt dela bilder från ert resmål så att kollegorna kan börja ladda!
6. Samla gruppen. Alla kanske inte vill åka utförsåkning och då tycker jag att det måste vara ok att dela upp gruppen för vissa aktiviteter. Men i så fall är det viktigt att man sen samlar gruppen igen för att verkligen maximera glädjen och skapa mängder av gemensamma minnen från er fjällkonferens.

Jag har träffat på och jobbat på mängder av företag där kollegor i flera år efter en genomförd resa fortfarande snackar minnen och drömmer sig tillbaka till en häftig resa som man gjorde tillsammmans. Det är väl investerade kronor att satsa på en konferens med hela företaget eller avdelningen.

Hoppas att ni får en minnesvärd och grym nästa konferens och att resan går till fjällen:)

Läs mer om konferens i fjällen. 

Vill ni konferera i Destination Vemdalen får ni gärna hör av er till mig så kan jag hjälpa er att förmedla lite kontakter eller kanske till och med sy ihop ett förslag. Behöver ni en föreläsare pratar jag gärna om marknadsföring i en föränderlig värld och håller en workshop eller två om ni vill.